Kundenfälle

Wie die Universität Tilburg mit TriniCo an der Spitze bleibt

Die Universität Tilburg liegt in der wunderschönen Provinz Brabant in den Niederlanden und ist eine akademische Gemeinschaft, die sich für Inklusivität und Engagement einsetzt. Die Universität strebt nach breitem Wohlstand und Nachhaltigkeit für heutige und künftige Generationen. Durch die Entwicklung und Weitergabe von Wissen spielt die Universität Tilburg eine entscheidende Rolle bei der Lösung komplexer sozialer Probleme und der Weiterentwicklung der Gesellschaft.

Sector

Universität

Standort

Tilburg (NL)

Organisationsgröße

3.000 Mitarbeiter

Seit 2010 arbeitet die Universität Tilburg mit TriniCo zusammen, das ursprünglich als Trinicom und später als Kana Express und Verint Express bekannt war. Wir sprachen mit Suzanne Roozekrans, der Teamleiterin des Student Desk. Sie erklärt: „Anfangs wurde die Kundenkontaktsoftware genutzt, um die Kommunikation zwischen den verschiedenen Fakultäten zu erleichtern. Im Laufe der Jahre hat die Universität das Potenzial der Software erkannt und sie effektiv im Student Desk eingesetzt.“

Effizienz und Überblick

Suzanne erklärt: „Mit TriniCo erstellen wir innerhalb der Anwendung für jeden Studierenden eine Kundenkarte. Dadurch können wir alle Informationen und die gesamte Kommunikation für jeden Studierenden übersichtlich auf einer Seite und einer Plattform verwalten. Auch wenn ein Studierender über unterschiedliche E-Mail-Adressen mit uns kommuniziert, behalten wir den vollständigen Überblick.

Durch die Verwendung von Vorlagen mit in der Wissensdatenbank gespeicherten Standardantworten können wir schnell und effizient auf häufig gestellte Fragen in eingehenden E-Mails antworten. Dadurch können wir unsere Studierenden zeitnah und präzise informieren. Diese Standardantworten können wir das ganze Jahr über problemlos aktualisieren, beispielsweise bei Änderungen der Vorschriften.

TriniCo hilft uns, schnell und effizient auf häufig gestellte Fragen zu antworten.

Verwaltung eingehender E-Mails

Innerhalb des Agent Desktop haben wir einen klaren Überblick über alle eingehenden E-Mails. Dank drei unterschiedlicher Statusfarben können wir schnell erkennen, welche E-Mails Priorität haben und zeitnah beantwortet werden müssen, um die festgelegte Reaktionszeit einzuhalten.

Mit dem Dashboard können wir die tägliche E-Mail-Aktivität verfolgen und anhand grafischer Darstellungen anzeigen, welche E-Mails empfangen und verarbeitet wurden. Mit dem Modul „Berichte“ können wir ganz einfach Berichte herunterladen, in denen aufgeführt ist, wie viele E-Mails innerhalb der festgelegten Antwortzeit beantwortet, wie viele weitergeleitet wurden und mehr.“

Vorteile von TriniCo

In TriniCo können wir klar erkennen, innerhalb welcher Zeiträume eingehende E-Mails beantwortet werden müssen. Dieses System funktioniert in unserem Team sehr gut. Fragen werden auch nach Betreff sortiert, was die Kategorisierung von Nachrichten erleichtert. Dadurch können wir Nachrichten effizient an die Fachkräfte und studentischen Hilfskräfte in unserem Team verteilen. Darüber hinaus ist es einfach, die erforderlichen Verwaltungsinformationen zu generieren.

Zusammenarbeit mit Harbers Solutions

Wir sind sehr zufrieden mit der Zusammenarbeit zwischen der Universität Tilburg und Harbers Solutions, dem Entwickler von TriniCo. Harbers Solutions reagiert schnell und kann problemlos aus der Ferne bei der Lösung von Problemen und der Klärung von Unklarheiten helfen.

Harbers teilt regelmäßig seine Pläne, Visionen und zukünftigen Entwicklungen basierend auf den Themen der Roadmap. Sie bleiben über die Marktentwicklungen informiert und passen ihre Produkte und Dienstleistungen entsprechend an. Darüber hinaus sammeln sie Ideen von Kunden für die Weiterentwicklung und integrieren diese in TriniCo-Updates. Als Kunde erhalten wir reichlich Gelegenheit zur Mitsprache und unser Feedback fließt in die Planung ein. Sehr kundenfreundlich!

Mit Weiterentwicklungen streben wir eine kontinuierliche Optimierung und Anpassung unseres Angebots an die Bedürfnisse der Studierenden an.

Zukünftige Entwicklungen auf längere Sicht

Gemeinsam mit TriniCo und Harbers Solutions arbeiten wir kontinuierlich an Innovationen, um unsere Dienstleistungen zu verbessern. Für die kommende Zeit haben wir zwei wichtige Projekte auf unserer Wunschliste:

Integration mit unserem SIS: Unser Ziel ist es, unser Studenteninformationssystem (SIS) mit TriniCo zu integrieren, um einen nahtlosen Import von Studentendaten zu ermöglichen. Dies wird die Effizienz und Genauigkeit unseres Datenmanagements erheblich steigern.
Chat-Funktion: Eine Chat-Funktion steht ganz oben auf unserer Wunschliste. Diese Funktion ermöglicht die direkte Kommunikation mit unseren Studierenden über TriniCo, wodurch Interaktionen schneller und zugänglicher werden und den Erwartungen unserer Studierenden gerecht werden.

Mit diesen Entwicklungen sind wir bestrebt, unseren Service kontinuierlich zu optimieren und an die Bedürfnisse unserer Studierenden anzupassen.